财务收尾是涉及首席研究员(PI),部门支持人员,会计和财务报告(AFR),和后期奖励管理(OPM)办公室的共同责任。它是AFR的责任提交财务报告准确反映使用赞助资金的记录在该机构的金融体系和符合赞助商的条款和条件。具体而言,联邦奖励必须按照管理和预算办公室(OMB)统一管理要求的办公室完成。该 财务报告和资助的项目程序奖收尾 概括的过程。

允许费用表
成本类别对资助项目帐户说明 在FRS目标代码 A-21段 直充 直充赞助商批准 包括在间接成本率 不允许
广告和公共关系成本 4281 J-1        
一般用途 4281 J-1     X  
资助项目的具体 4281 J-1   X    
酒精饮料 各个 J-3       X
校友活动 各个 J-4       X
动物和动物保健费用 6345   X      
坏账和收集费用 4700 J-6       X
商业名片如果发起的项目特定的(即,需要和必要由于项目性质) 4285     X    
人防费 (发生的费用在规划和保护生命和财产免遭敌人的攻击可能造成的影响。) 4246       X  
彗星卡 6391       X  
毕业典礼上,召开成本 各个 J-8       X
通信费用 见下文 J-9        
本地电话费用 - 每月收费 6353 J-9     X  
本地电话费用 - 每月收费 - 直接记入项目 6353 J-9   X    
长途电话 4503 J-9   X X  
传真,电报,X线片等。 6355 J-9 X      
邮资或隔夜递送服务(也参见参考J-47)   J-9        
一般用途 4291或4286 J-9   X X  
资助项目的具体 4291或4286 J-9 X      
为个人服务的补偿 (必须符合该机构的既定政策)   J-10        
行政和文书 1202 F-5 + F-6B   X X  
支持或文员 1213 F-5 + F-6B   X X  
学院 1201 J-10 X      
研究的科学家和工程师 1203 J-10 X      
博士后研究助理 1205 J-10 X      
研究生研究助理 1207 J-10 X      
研究技术员 1206 J-10 X      
本科生工资 1212 J-10 X      
应急经费 各个 J-11       X
教师和研究生院的院长 1201 J-12     X  
控辩刑事和民事诉讼的 4246 J-13   X   X
折旧和使用津贴 不直接计入项目 J-14     X  
捐赠和捐款 各个 J-15       X
员工士气,健康和福利成本和信贷 各个 J-16     X  
娱乐费用 6314 J-17       X
商务餐的研究项目的具体 各个     X    
设备和其他资本支出 各个 J-18        
一般用途 6901至6985 J-18     X  
项目的具体 6901至6985 J-18 X      
行政游说费用 各个         X
罚款和处罚 (除非发生作为履行赞助协议的具体条款的结果) 各个 J-19       X
供个人使用的商品和服务 各个 J-22       X
住房和个人生活开支 各个 J-23       X
保险和赔偿 4204 J-25   X X  
兴趣和集资 (除非利益相关的采集设备和资本资产的可容许) 各个 J-20 + J-26       X
按键 6395 F-4A + F-5b中     X  
劳动关系费用 各个 J-27     X  
法律费用,索赔,申诉和专利侵权 4246 J-13   X   X
游说 各个 J-28       X
其他赞助协议或合同损失 各个 J-29       X
维护和维修成本 4260至4271 J-30和F-4a中   X X  
材料成本 (教育用品,研究目的) 4301至4384 J-31 X      
会员,订阅和专业活动费 见下文 J-33        
Business, Technical & Professional 4202,4303,6325 J-33(A-B)   X X  
Civic, Community & Social Organizations 4202,4303,6325 J-28(C-d)       X
参与者支持费用 (必须资助项目的具体) 各个 没有 X      
专利费用 各个 J-34   X X  
工厂安全成本 (一般) 各个 J-35     X  
工厂安全成本 (具体项目) 各个 J-35   X    
前期费用协议 (除非主办方事先批准 各个 J-36       X
专业的服务费用 各个 J-37 X      
Profits & Losses on Disposition of Plant 设备 or Other Capital Assets 各个         X
建议成本 各个 J-38     X  
改建费用重排 各个 J-40   X X  
重新转换成本 (恢复或重建的机构的设施,以大致相同的条件下现有之前立即开始赞助协议。) 各个 J-41   X    
招聘成本 (作为与赞助项目) 各个 J-42   X    
租赁费用 建筑物和设备 4401至4470 J-43 X      
特许权使用费和其他费用使用专利 4225 J-44   X    
休假费用 (提供均匀的策略存在) 各个       X  
奖学金和学生资助费用   J-45        
一般用途 各个 J-45       X
资助项目的具体 各个 J-45 X      
学费减免,项目的具体 各个 J-45 X      
销售和营销成本 各个 J-46       X
遣散费 (超过正常的遣散费政策) 各个         X
专业服务设施 (如回旋加速器束时间,风洞) 各个 J-47 X      
学生活动费 (校内活动,学生刊物,学生社团,其他) 各个 J-48        
一般用途 各个 J-48       X
资助项目的具体 各个 J-48 X      
分包合同 - 赞助协议            
First $25K (F&A/indirect cost is calculated on the first $25K of subcontract) 6302或6304   X      
Greater than $25K (NO F&A is calculated on amount greater than $25K) 6303或6305   X      
各个 J-49   X    
运输成本,快件,货运等。 (一定要容易识别的赞助项目) 4286,4291 J-52 X      
差旅费 (赞助项目相关) 4101至4181 J-53 X      
终止费用 适用于赞助协议 各个 J-50   X    
托管费,包括旅费和生活费 各个 J-54       X

联邦政府要求得到超过25万美元的联邦研究合同或赠款$透露其成本会计实务进行测量,分配和分配的成本机构 披露声明,DS-2。披露声明提供联邦政府有更多的财政控制,以确保获得联邦赠款或合同机构提高效率,效力和问责制。预算和财务的达拉斯德州办事处创建的DS-2文件,它遵循的格式,由联邦政府规定,并表示相关达拉斯德州的政策和程序。

在DS-2已经协商并受我们认识到联邦机构批准,健康和人类服务部(DHHS)的部门,它被认为是有效的2006年1月6日,该日期的文件提交。

DS-2成分

 

Description: DS-2 interrelations

 

以下是UT的DS-2文献中公开达拉斯的政策和程序键的摘要。这些政策和程序,确保UTD与OMB公告A-21的基本规定和适用遵守标准的费用。
  • 根据达拉斯德州名字提交的所有提案必须由赞助的项目办公室审核并授权达拉斯德州的官员,有权责成合同关系中的大学认可。
  • 建议预算时,必须使用成本项目,费率以及与该大学的会计制度相一致的类别进行开发。
  • 成本的具体项目都必须采用一致的预算在类似情况下(直接或间接)。
  • 工资和福利在学术单位行政和文秘职位通常应计入各部门的成本中心,而不是赞助项目的成本中心。
  • 一般办公用品,邮资和电话线路费用,通常应计入各部门的成本中心。
  • 总直接成本来完成资助的项目必须记录在无论是赞助或成本分担成本中心,已为特定的赞助项目作具体规定。
  • 由联邦政府认为是“不允许的”成本必须被识别并在大学的财务记录单独核算。
  • 大学应始终使用相同的会计期间估计,积累和报告成本(通过8月31日9月1日)的目的。
  • 服务中心收费应基于利率,已开发的基础上,服务中心的实际成本和已审查和调整在年度基础上。

工资

  • 大学员工的工资和福利要求完成项目赞助应编列预算,并收取的直接成本。
  • 只允许项目工资和福利应计入赞助或费用分摊成本中心。
  • 当原来的工资费用,由于必须进行调整,以在实际工作量的变化,适当的人员操作形式(PAF)或跨部门转移(IDT)应开始记录的会计记录的调整。

行政人员工资

  • 薪酬和福利,为部门,行政和文书支援人员应编列预算,计入部门成本中心,而不是赞助计划或成本分摊成本中心。
  • 例外:

在赞助的项目需要超越部门管理的正常水平的行政或文书人员的服务实例,这些服务的总成本预计可能/收取赞助项目时:

    • 类型和服务的性质不是由行政部门提供支持
    • 通过项目范围需要的服务
    • 成本可以准确地确定了该项目,批准的预算说明清楚地描述了该服务的需求。

行政或教职人员的工资,可以直接加入到赞助项目,如果项目涉及:

    • 大量的数据积累和分析
    • 准备和生产手册或大型报告或书籍
    • 会议和研讨会广泛的旅行和会议安排
    • 在这远离校园的地点,以及类似情况的一个项目的管理。

好处

  • 所有的福利,带薪休假(包括终止一次性付款),假日工资,病假工资和其他支付缺席将被计入当期支付的成本中心(一个或多个),其中包括赞助成本中心,以这样的方式,每个支付成本中心支付的基础上,工资的每一个特定时期的工资分配实际成本按比例分担。

营业费用

  • 营业外支出类型的成本,可以具体确定对赞助项目,应当列入预算,收取和报告为直接费用项目或费用分摊成本中心。
  • 服务或充值中心收费必须根据实际利用率和基于成本的收费标准。
  • 为支持基本活动所需的学术部门电信费用,应计入部门成本中心。
  • 对于需要现场网站的手机设备和长途电话费,而在运动状态和需要专用线大型项目的手机可以直接加入到赞助成本中心。这些费用应在预算中所说明的赞助商认可。
  • 邮资的成本,一般办公室用品(纸,铅笔,笔记本电脑等)和成员通常应被充电到相应部门成本中心。
  • 邮资和一般办公用品,可以直接计入赞助成本中心时:
    • 该项目需要这个项目的大量,它可以具体确定
    • 该项目是合理的预算说明,并由赞助商的批准。
  • 出租或租赁费用有时可能会是一个直充时被赞助的项目:
    • 它是代替酒店(旅游)的长期野外工作的成本
    • 公寓租赁提供低成本的住房
    • 大学拥有的空间不可用于该项目的完成。
  • Utility and Custodial Services may be considered direct costs when space is rented and the off-campus Facilities & Administration rate is applied.
  • 在现场使用项目专用车辆和车辆的机动车维修费用,可直接计入赞助项目。
  • 而在运动状态发生的机动车辆费用,可直接计入赞助项目。

旅行

  • 大学员工的差旅费用,它可以具体确定对赞助项目,可以是直接成本。
  • 在学术部门,这与大学的基本活动相关的旅行费用,应计入适当的非赞助活动的成本中心。
  • 国外旅行费用由联邦资助的项目必须符合资助 美国航空法案.

子奖

  • 分奖励等组织也应当列入预算,收取并报告为直接成本。
  • The applicable Facilities & Administration rate will be applied to the first $25,000 of each sub-award regardless of the period covered by the sub-award.

设备

  • 有一个单位的商品价格为$ 5,000以上,超过一年的预期寿命满足设备的定义。
  • 设备项必须具体确定和赞助项目使用。
  • 设备必须在项目周期内购买。设备在项目周期后期购买可能需要赞助商的批准。
  • 设备 cost is excluded from the indirect costs (Facilities & Administration) rate calculation.
  • 在设备项目成本分摊必须在项目周期内的原购买设备的形式。
  • The costs of previously purchased equipment cannot be included as direct cost sharing since it is considered to be part of the Facilities & Administration rate.

奖学金和助学金

  • Allowable scholarships, stipends, fellowships and tuition & fees that can be specifically identified to a project can be charged as a direct cost. This type of cost will be excluded from the application of the Facilities & Administration rate.

成本超支/赤字

  • 当有必要删除与经营供应品及费用类别中引起的超额收费,一个IDT应准备转移多余的费用到成本中心相同的函数中,如下所示:
    • 在费用分摊的成本中心时,存在一个
    • 在相同的功能(研究,公共服务,指令等),其他任何适当的成本中心。

Facilities and Administration Rates (F&A)

  • The following cost pools are included in the F&A rate: General University Administration, Academic Department Administration, Sponsored Projects Administration, University Facilities Maintenance and Operation, Depreciation of Non-federally funded purchased equipment and facilities and Library costs.
  • 大学的 federally approved F&A rates 开发,提出并作为我们认识到联邦机构指定的定期协商。
  • 应尽一切努力进行使用协议价,任何例外需要通过赞助的项目办公室的批准。

更正

  • 纠正错误作出对赞助成本中心的电荷,电荷转移到相应的支付成本中心提供足够的解释如何发生的错误。提供有关错误如何发生的足够的细节。 “将电荷转移到正确的成本中心”是不够的。
  • 应该尽一切努力调和而成按月和问题修正IDT对赞助计划成本中心。错误地记录的费用,如果没有内发生后的90天内可禁止校正。