相关政策的说明
政策描述

utdbp3040:现金管理政策

这一政策地址的现金各个领域处理适用于所有部门,包括现金处理和运输,小额现金,并改变基金按照UT系统的uts166现金管理和现金管理政策。

utdbp3035:信用卡接受政策

This policy provides guidance so that the processes of accepting electronic payments comply with the Payment Card Industry Data Security Standards (PCI DSS) and are appropriately integrated with the University’s financial and other systems. In addition, adherence to this policy will ensure compliance with Sections 35.61, 72.004 and 502.002 of the Texas Business & Commercial Code, related to the protection of credit/debit card information and other personal identifying information.

以下步骤概述过程的部门接受信用卡: 

  1. 通知 [电子邮件保护]有必要接受信用卡和/或电子支付。
  2. 如果需要点销售终端和请求被批准,国库经理将与部门和信息安全办公室协调,以确保网站的安全性和PCI合规性。
  3. 该部门将负责租赁或购买的设备。信息安全办公室将要访问的网站或点销售终端的计算机上安装安排适当的软件(杀毒软件,全盘加密等)。 
  4. 国库经理会安排商家部门批准的付款方式进行必要的培训,以及任何额外信息相关。
  5. 商家部门应留有足够的时间来完成这一过程。对于商户ID和设备发货请求可以批准后,需要几个星期。它是在过程的开始,最好联系国库,以确保项目的最后期限可以成功地满足。 

市场是一个购物车应用程序,允许用户通过购物车付款网上。它是在touchnet ucommerce一个交付的应用程序,并具有特定的配置选项。有有限的定制选项,因此,我们建议商家考虑,包括详细的信息,并在他们的部门网站上的说明和使用市场来处理付款。

以下步骤概括为一个部门,以通过市场网上接受信用卡的过程: 

  • 提交 市场申请表。这种形式是可以通过 星系 portal, under Gemini Financials > Main 菜单 > Employee Self Service > 形式 > Marketplace Application. As with most PeopleSoft forms, you will need to select “Add new value.”
  • 获得学校/部门部门负责人批准。它是部门负责人批准的商业案例,并在申请中提供的所有其他信息的责任。
  • 请包括或附加关于为了处理款项所需的选项的详细信息。此信息是必需的,以便配置的在线购物车。如果没有这些细节会减慢审批过程。
  • 一旦提交,申请表必须由学校/部门财政官员和成本中心经理批准。财政官员被自动指定为商家部门代表和监测新的存储请求,所有请求。 
  • 所有申请表格将通过应收账款,税务机关正在核定的财政和预算和财务的副总裁助理之前进行审查。
  • 业务分析师将允许部门审查上线前的现场。一旦商店启用时,所有的变化应在请求 市场变化的要求 形成。
  • 商家部门应允许至少2-4周有足够的时间来完成这一过程。额外的时间必须分配给那些包含复杂的配置选项或链接网站部门的要求。例子包括会议和需要注册选项事件。

请用 市场变化的要求 形成请求更改或更新现有市场门店或网站。这种形式是可以通过 星系 portal, under Gemini Financials > Main 菜单 > Employee Self Service > 形式 > 市场变化的要求. As with most PeopleSoft forms, you will need to select “Add new value.” Use this form to add/remove users, change user role, update cost center and account, update products and pricing.

关于市场的其他资料可在我们的发现 培训教材 页。 

大学接受通过ACH或电汇的所有产品和服务的电子支付。接受这些付款方式,通常需要提供银行账户信息,以便客户可以开始传输。请联系 [电子邮件保护] 在提供银行信息或提交授权协议的形式直接存款(ACH)的援助。为了保护我们的账户信息,减少欺诈风险,财政部将通过加密的电子邮件提交的银行说明。

加快这一过程,请提供以下信息:

  • 联系方式:客户的财务或应付账款的联系信息,包括电子邮件地址。客户将获得一个安全的加密电子邮件。关于邮件加密的详细信息,请参阅 //www.effedodici.com/oit/howto/encryption/.
  • 文件:请转发,必须返还给客户任何供应商的形式或文件要求。许多公司要求签订ACH银行形式。 
  • 付款方式:请确认付款方式,ACH或电汇。国外客户可以通过电汇愿意付费。

正常的业务过程中,一个部门可以接收通过现金或支票的产品或服务的支付。任何部门接收现金或支票支付被认为是现金处理部门,必须按照学校的现金处理策略。

所有的现金和支票收到应确保在安全的位置,并尽快提交给总务长办公室存款越好。请用 部门存款形式 记录所有的存款。

以下是关于现金/支票存款的一些重要事项。请参阅现金处理的政策更详细的信息。 

  • 超过200 $总额超过所有存款必须每天沉积。那些不收集收入每一天部门或地点或者其存款每日存款必须使存款不具成本效率 至少每周两次。需要额外的研究或内部处理检查由部门没有存款的延迟复印。存款日期的实际时间表与运钞车的时间表坐标必须建立。
  • 一个部门的检查记录应当用于维护收到的支票的永久记录的目的。部门,在收银机的销售记录并不需要维持一个检查日志。保持适当的职责分离,接收和记录资金的职能应该由不同的人来执行。
  • 所有支票必须支付给“得克萨斯大学达拉斯分校”。限制性背书,例如“只用于存款”邮票必须在接收时被放置在每个检查的反面。
  • 在法律允许的范围内,至少$ 25返费应适用于为美国国家科学基金会(物理或电子支票和交易)返回的任何检查。任何返回的交易,美国国家科学基金会将收取该部门的成本中心。该部门将收集的NSF费与NSF支票的金额一起。

请联系 [电子邮件保护] 了解有关存款和现金处理任何问题。

零用金/变更基金:

之前,在每个会计年度结束时,所有小额现金和找零备用金必须使用年终进行验证 现金基金核销单。该基金是协调批准的基金金额核销单确认。所有零用金报销前必须进行年终接近完成。这种形式是可以通过 星系 portal, under Gemini Financials > Employee Self-Service > 形式 > 现金基金核销单. As with most PeopleSoft forms, you will need to select “Add a New Value.” Additional guidance can be found in our 零用金/变更基金年终核对演示.

除此之外 零用金/变更基金授权书 必须以保留资金用于下一年度提交每年年度终了。这种形式也指定谁是负责资金保管人。不要求在新的一年的任何资金将在本财年年底关闭。这种形式是可以通过 星系 portal, under Gemini Financials > Employee Self-Service > 形式 > 零用金/变更基金授权书. As with most PeopleSoft forms, you will need to select “Add a New Value.” Additional guidance can be found in our 零用金/变更基金授权演示.

前年底接近,财政部将发行与到期日两种形式向所有基金托管人的电子邮件通知。 

市场商户:

UTD信用卡商户也将被要求之前,在年底前确认使用的所有在线市场的店面。当前未使用的所有门店将被禁止,直到在需要时为止。谁不再需要访问在线商店的用户将被删除。

任何部门接受信用卡从人老主顾或在线必须使用OBF的指定供应商之一,除非例外是理所当然的。 

所指定的供应商包括:

  • 全球支付(POS处理卡的人)
  • touchnet出纳
  • touchnet市场
  • touchnet准备合作伙伴(市场upay)
    1. starrez
    2. 握手
    3. 目标-X
  • authorize.net
  • 大学门票

如果一个部门认为它有显著商业案例或无法使用指定的供应商可能被授予一个例外,使用其他信用卡处理系统来实现的加工要求。请联系 [电子邮件保护] 了解更多信息。