差旅管理产品信息和客户服务,以协助旅游规划,旅游相关的文书工作,和旅游相关的付款/报销申请。旅行不会使大学社区直接安排旅游行程。他们监督旅游合同(机票,租车和酒店),并处理与旅游为达拉斯德州所有支付和报销。

教师和工作人员应使用 同意的差旅管理 在里面 星系 门户网站: 

  • 机票的教师,准教师和工作人员
  • 非会议酒店和汽车租赁
  • 学生和客人旅行(由工作人员预订)

New faculty & staff are automatically authorized to use 同意. A travel arranger who can book airfare/hotels/cars on behalf of other employees can be set up by emailing [电子邮件保护].

askyoda 对于具体的问题和顾虑,或接触差旅管理在资源 [电子邮件保护] 寻求帮助。

公务出差的授权应事先行程来完成。授权应该由直接主管(或,学生旅游,若何换行)批准,并保持在该部门。授权的其他级别所需的国际旅费。这包括对员工,潜在员工,独立承包商和学生所有的旅行。

  • 国内旅游(美国内)的教师和工作人员,在 国内游授权书 可以用来记录批准,但其他的方法也是可接受的。 
  • 由教师和工作人员的国际旅行(美国以外),请参阅 部分下面的具体要求。 
  • 学生旅游,请参阅 部分下面的具体要求。

得克萨斯州和犹他州系统的状态与机构签订合同,给旅客提供减价,折扣和其他服务。以下信息概述了使用状态和UT系统缩小的机票。

所有教职员工和学生 需要 上大学的资金在旅行时使用大学的旅行社。所有购买的机票必须是经济/经济舱。

旅客可以预订机票通过 同意 在里面 星系 门户。

旅客可以通过预订旅馆:

  • 同意; 该工具位于 星系 门户。
  • 调用选择的酒店。
  • 当地酒店为客人大学 - 达拉斯德州建立的时候客人住在这里使用一个卡的能力。该 酒店参考片 提供具体达拉斯德州状态,可在这些酒店政府利率的进一步信息。有任何疑问,应直接向 [电子邮件保护]

只有当你从会议提供支持文档显示的速度是合法的会议酒店房价报销。否则,你会举行的实际成本高达每日最高报销为您所在的城市负责。

公务德克萨斯州内行驶的大学当员工和德克萨斯大学达拉斯分校的代表分别来自德克萨斯州的酒店入住免税。

作为高等教育的德州机构,德克萨斯大学达拉斯分校资格德克萨斯州酒店入住免税的德克萨斯州的教育实体。该豁免适用于德克萨斯州的酒店税,而不是当地的酒店税。

完成 UT得克萨斯州达拉斯的酒店入住免税证明 必须从得克萨斯州酒店占用税提供给酒店要求豁免。酒店可能要求的文件,如照片的身份证件,达拉斯德州名片或其他文档,以确认客人的隶属关系达拉斯德州。

德克萨斯大学达拉斯分校得克萨斯州内的公立大学商务旅行的员工可能呈现完成免检证书后收到的豁免,并可以以任何方式支付酒店。

德克萨斯大学达拉斯分校得克萨斯州内的公立大学商务旅行的非员工可能会收到豁免该大学提供了一个完整的免检证书后,大学必须支付其资金,饭店如大学信用卡或直接结算。

旅客可以通过预订租车:

  1. 同意; 该工具位于 星系 门户。
  2. 签约旅行社。

汽车租赁服务,通过五家签约机构。国家和企业租金是直接的结算通过同意的成本中心或完整的服务机构。 UT系统已签约优惠租赁汽车,其中包括碰撞和责任险。

大学报销餐费的实际成本和酒店,而旅行。这些不应超过 GSA每日最高国内 对于美国或在旅行 美国国务院每日津贴国外 美国以外的旅行。旅客应与这些费率旅行之前他们的目的地城市熟悉。 

各部门必须完成的独立承包商电子表格中 电子采购 所有非员工独立承包商为大学提供补偿服务的旅行的目的。旅行报销都已经提供的服务后,分别通过请求检查提交。大学更喜欢独立承包商购买旅游服务外的口袋,并寻求在旅行结束后报销请求。

达拉斯德州旅客可以通过在找到的人赞成登录预订他们的航班,汽车租赁和酒店住宿 星系 门户。通过同意的进行的所有预订将通过企业的差旅计划(CTP)进行处理。

教职员工,并选择其他如助教(TA)或研究助理(RA)是允许的Concur帐户。学生或学生工人不允许有账户。大学的客人不能创建帐户,但批准的帐户持有人可安排代表他们的客人出行。超过9人的团体旅游不应该使用同意的进行。团体旅游需要美国联邦航空局合同机构。账户中的入职流程适用于所有员工。任何名称更改或帐户信息的修正必须通过EPAR提交小时。账户可用的EPAR已完成的工作流程后。

有关培训资料有任何疑问,请联系 [电子邮件保护] 或X2300。 请注意,同意的预订只能通过CTP实现。

同意的导游

下面列出的旅行社被允许购买门票在得克萨斯州或UT代表您系统的合同利率(如适用)。全部采用全业务的旅行社(CTP)的将记回旅客的部门。有 免费 该部门使用的Concur的在线预订工具的。 同意的提供所有的旅行计划列表,并为旅行警报的直接来源。

为全面服务的旅行社联系信息
全方位的服务机构 下班后接触
商务旅行规划师(CTP):

全方位服务的预订 
(可用上午8:00 - 下午6:30
周一 - 周五):
1-866-366-1142(免费电话)
或210-366-1142
1-888-605-6555(传真)
[电子邮件保护]
www.ut-ctp.com

1-800-441-6512

(为下午6点01和上午07时59 M-F之间和周末使用)

VIT代码:s2p2a

额外收费,只能在紧急情况下使用。费用将记入对购买使用的成本中心。

大部分旅客会用自己的一张卡来支付差旅费,或旅行结束后使用个人信用卡和文件的报销。有时,旅客可要求旅行社提前卡 - 信用卡与特定的平衡和时限使用。旅游预售证 - 申请表可以在电子采购形式下可以找到。该表格必须由员工的财政官员最迟批准 10个工作日 之前的旅行开始日期。

当游客返回,他们必须签入 全球一卡通管理系统(GCMS)网站。该 旅游预售证花旗银行说明 快速指南概述了如何使用在行程提前卡信封提供预先设定的用户名和密码来访问花旗银行您的交易。 

每笔交易应更新到正确的会计代码和经营宗旨。那么费用报告应被打印出来,由旅客签字, 。打印出来的费用报告使用 旅游预售证打印报告的说明 引导和再附上所有相应的明细收据。这笔费用报告必须打印,完全签名并连接到行程提前调整卡的形式由逐项收据一起 10个工作天 行程结束日期。

旅行,旅行者或代表完成后,填写并提交后, 员工旅游券 位于 电子采购。报销是根据实际支出。收据应重视。 

提交 明细 收据酒店,公共交通票价,停车场,里程记录和其他杂费。除非资金涉及合同或授权支付服务不需要吃饭的文档。当行程不包括隔夜住宿都不能报销的饭菜。

会议酒店的费用将支付或在标准的会议速率报销。非会议酒店的费用应该是合理的,但没有从旅客的副总裁,院长或财政官员批准不得超过GSA津贴该位置。

商务娱乐: 大学报销商务餐饮和娱乐合理费用。合理费用包括那些通常会导致和预期,考虑到事件,它的参与者和相关情况的经营宗旨。通常,这一数额将不超过 $ 75%的人。在每个人的费用包括三餐,饮料,税费及小费。

德克萨斯大学达拉斯分校的员工预计将大学的资金好管家。大学领导有权拒绝过度支出报销的权利。额外的要求和娱乐支出限额可以由院长,副院长或业务人员予以公布。

教员和学生的旅费赞助项目的资金必须坚持所有受资助 大学旅游和商务开支政策通过管理和预算(“OMB”)的办公室为2 CFR 200.474用于联邦资助的项目的一部分定义,赞助商的具体政策和要求,以及成本的原则。

请讨论任何特别的或可能有问题的费用与院长,副院长或业务人员。

更严格的旅游和商业支出的政策和程序可以通过特定的程序,学校,部门或办事处授权。

提交报销之后,从行程60天上报的工资收入。国税局 要求 员工业务支出被提交给大学的负责计划内或报销费用招致后60天的行程结束。如果不能在60天内提交,报销变得应税[给雇员]联邦,州,FICA和医疗保险;和预扣税必须采取措施。不完整或不正确旅游券将返回到该部门,并不会考虑提交直到与更正差旅管理重新提交。

偿还可以通过完成empl的请求。非报销差旅费的形式位于 电子采购。补偿是根据实际支出,营业税将不予报销。收据应重视。

团体旅游是当超过9人在同一时间到同一目的地的旅行。团体旅游只能由大学签约的旅行社之一预订。

对于团体预订旅行时,请记住,

  • 航空公司定义一个“基团” 9个或更多个个人用相同的方法同时行进到相同的目的地。
  • 9个人以上前往同一目的地的组不符合得克萨斯合同机票的状态。

 

国际旅行的目的,研究助理,教学助理和教学同伙被认为是学生。

方针

政策

所有必需的形式和具体要求,必须至少15个工作日出发前提交。旅行授权书必须在出发前获得。旅行安排,不应在没有适当的授权进行。

一般形式

国内

国际

国际 - 个人旅游

为UTD拥有的财产出口许可证异常(B16-EXC)

国际旅行保险,援助和紧急服务。

代表大学的出国必须获得旅游授权所有的学生,在被登记 UT system学生的国际旅行保险计划登记他们的旅行 在出发前为国际SOS救援。

了解更多有关 覆盖 国际旅行。

 

接触国际风险和安全 在了解更多信息  [电子邮件保护].

 

国际旅行的目的,研究助理,教学助理和教学同伙被认为是学生。

方针

政策

所有必需的形式和具体要求,必须至少15个工作日出发前提交。旅行授权书必须在出发前获得。旅行安排,不应在没有适当的授权进行。

授权

国际 - 个人旅游

为UTD拥有的财产出口许可证异常(B16-EXC)

国际旅行保险,援助和紧急服务。

代表大学的出国旅游的所有员工必须获得旅游授权和 登记他们的旅行 在出发前为国际SOS救援。

了解更多有关 覆盖 国际旅行。

 

接触国际风险和安全 在了解更多信息  [电子邮件保护].

行李

多家航空公司已经悄悄降低随身行李的可接受尺寸。在高峰时期,他们竟然有自己的人员站在附近TSA筛选线,寻找与随身行李太大的乘客,并把他们回到售票柜台检查袋子去。建立足够的时间到在机场到达对付这种类型的情况。此外,随着季节的,一些航空公司可能会改变行李的规则和限制到指定目的地(例如墨西哥,拉丁美洲,加勒比,等)。  

机场停车

选择最佳值停车场任何在特定情况下合理的机场。大学建议使用场外停车场的最佳值。

与停车位达拉斯德州的合作伙伴提供,让所有大学的旅客在机场停车场25%的折扣现货俱乐部执行卡。参观 达拉斯德州停车位的网站 注册您的卡和令泊车保留。

停车点的设施完全围栏,光线充足和全天候运行提供一个安全的区域停放车辆。好处包括:

  • 24小时存取车辆
  • 无日期限制为UT系统速率和免费停车点
  • 每5-7分钟及时接送服务
  • 行李服务
  • 频繁帕克方案
  • 自由牵引(内25英里)
  • 免费的紧急援助电池
  • 免费紧急换胎援助
  • 自由 今日美国 (第200点每天的客人)
  • 免费的瓶装水(在出口处)        

如有问题或疑虑,请联系销售经理凯蒂凯姆在: [电子邮件保护]

另外有用的网站
链接 描述
机票价格合同 外部链接得克萨斯州审计长的网站。合同票价仅适用于国家商业目的使用,可以通过大学的签约旅行社预订,并允许变更或退款的购票进行。
前往华盛顿特区的国家工作人员的报告 外部链接信息关于国家资助前往华盛顿特区从事与获得或花费联邦资金,或影响联邦政策的活动。
交通运输和安全管理 最新消息关于随身携带的规则和机场安全
达拉斯/沃斯堡国际机场 地图和信息
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国内最大消费限额 对于住宿和伙食国内旅游津贴
国外最大消费限额 对于住宿和伙食国外旅行津贴
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美国航空法案 联邦赞助计划资助的国外旅行费用必须符合美国航空的行为。